2012/01/10

PDCA循环

百科名片

PDCA循环又叫戴明环,是美国质量管理专家戴明博士提出的,它是全面质量管理所应遵循的科学程序。全面质量管理活动的全部过程,就是质量计划的制订和组织实现的过程,这个过程就是按照PDCA循环,不停顿地周而复始地运转的。
目录
分析说明
循环过程
PDCA循环运用与流程图
发展历史
循环特点
八大步骤
有关问题
管理思路
展开
  基本简介   一、何谓管理   1、设定计划,并为达到此计划之一切活动的全体。   2、管理循环——整个管理活动可以用PDCA循环表示。   
  
PDCA循环
PDCA循环又叫质量环,是管理学中的一个通用模型,最早由休哈特(Walter A. Shewhart)于1930年构想,后来被美国质量管理专家戴明(Edwards Deming)博士在1950年再度挖掘出来,并加以广泛宣传和运用于持续改善产品质量的过程中。它是全面质量管理所应遵循的科学程序。全面质量管理活动的全部过程,就是质量计划的制订和组织实现的过程,这个过程就是按照PDCA循环,不停顿地周而复始地运转的。   二、管理活动分类   1、管理活动--维持、改善   2、维持是遵照标准从事工作并针对结果的异常状态,采取措施使其恢复正常(安定)状态,使实力能稳定地发挥出来,此为管理活动的基本,若是异常现象不断地发生,干部整天忙着处理,是不太可能有什么大改善的。   3、改善是打破现状、创造变化、提高实力、将目标放在较现在水准高的地方,拟定达成计划并确实执行,当然要随时掌握实施结果,若有反效果或无法达成目标情形,则须再深入检讨,采取处置措施。   4、不管是维持活动或改善活动,皆须转动PDCA管理循环,而且能自主性地转动PDCA从稳定中求发展,如此单位的Q.C.D.M.S的实力能不断地提高,个人的管理能力也能不断地进步。

编辑本段分析说明

  
PDCA循环
PDCA循环是能使任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序,特别是在质量管理中得到了广泛的应用。P、D、C、A四个英文字母所代表的意义如下:   ① P(Plan)——计划。包括方针和目标的确定以及活动计划的制定;   ② D(DO)——执行。执行就是具体运作,实现计划中的内容;   ③ C(Check)——检查。就是要总结执行计划的结果,分清哪些对了,哪些错了,明确效果,找出问题;   ④A(Action)——行动(或处理)。对总结检查的结果进行处理,成功的经验加以肯定,并予以标准化,或制定作业指导书,便于以后工作时遵循;对于失败的教训也要总结,以免重现。对于没有解决的问题,应提给下一个PDCA循环中去解决。   PDCA是英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(行动)的第一个字母,PDCA循环就是按照这样的顺序进行质量管理,并且循环不止地进行下去的科学程序。   全面质量管理活动的运转,离不开管理循环的转动,这就是说,改进与解决质量问题,赶超先进水平 的各项工作,都要运用PDCA循环的科学程序。不论提高产品质量,还是减少不合格品,都要先提出目标,即质量提高到什么程度,不合格品率降低多少?就要有 个计划;这个计划不仅包括目标,而且也包括实现这个目标需要采取的措施;计划制定之后,就要按照计划进行检查,看是否实现了预期效果,有没有达到预期的目 标;通过检查找出问题和原因;最后就要进行处理,将经验和教训制订成标准、形成制度。   PDCA循环作为全面质量管理体系运转的基本方法,其实施需要搜集大量数据资料,并综合运用各种管理技术和方法。

编辑本段循环过程

①各级质量管理都有一个PDCA循环,形成一个大环套小环,一环扣一环,互相制约,互为补充的有机整体,如图8-5所示。在PDCA循环中,一般说,上一级的循环是下一级循环的依据,下一级的循环是上一级循环的落实和具体化。   ②每个PDCA循环,都不是在原地周而复始运转,而是象爬楼梯那样,每一循环都有新的目标和内容,这意味着质量管理,经过一次循环,解决了一批问题,质量水平有了新的提高,如图8-5所示。   ③在PDCA循环中,A是一个循环的关键。   贯标中的应用:GB/T 19001、GB/T 28001标准的管理思路   【P(计划)】:   GB/T 19001:工作计划、策划(职责 目标 人、机、料、法、环、测 5W1H);GB/T 28001:包括三个方面的策划(危险源识别、法律法规识别、目标指标和方案制订)   【D(执行)】:   -- 明确职责(部门/岗位的质量、安保职责)   -- 资源保证(能力、意识,特种作业人员上岗资格,GB/T 28001:安全员,消防、安全监控、防盗、防雷设施等)   --编写文件(强调两标融贯)   --信息交流和沟通(对内、对外)   -- 执行:符合性 痕迹管理   GB/T 28001:运行控制(重点消防安全、防盗抢(财产和资金)、交通安全、信息安全) 应急准备和响应(预案文件的演练和执行)   【C(检查)、A(advance)】:检查和持续改进   --日常工作(质量)检查、安全检查   --目标、指标完成情况的定期验证   --安全管理绩效的检查   --法律法规符合性评价   --对不合格(品)的整改,(GB/T 28001)事故的调查和处理。   PDCA循环   P=plan 计划   D=do 做   C=check 检验   A=advance 分析   PDCA->PDCA->PDCA->PDCA->PDCA->PDCA->....

编辑本段PDCA循环运用与流程图

创新是把一种认识转化为实践的过程,其中存在较大的思维发散空间,结合PDCA循环在制造过程中对于质量改进的作用,按照“四阶段、八步骤”的提法,创 新过程中PDCA循环的运用可以参考图1所示来完成。 在实施中应注意任何结论的获得都要以事实为依据,运用统计工具进行合理的分析。   1.P阶段   即根据顾客的要求和组织的方针,为提供结果建立必要的目标和过程。   步骤一:选择课题   新产品设计开发所选择的课题范围应是与满足市场需求为前提,企业获利为目标的。同时也需要根据企业的资源、技术等能力来确定开发方向。   课题是本次研究活动的切人点,课题的选择很重要,如果不进行市场调研,论证课题的可行性,就可 能带来决策上的失误,有可能在投人大量人力、物力后造成设计开发的失败。比如:一个企业如果对市场发展动态信息缺少灵敏性,可能花大力气开发的新产品,在 另一个企业已经是普通产品,就会造成人力、物力、财力的浪费。选择一个合理的项目课题可以减少研发的失败率,降低新产品投资的风险。选择课题时可以使用调 查表、排列图、水平对比等方法,使头脑风暴能够结构化呈现较直观的信息,从而做出合理决策。   步骤二:设定目标   明确了研究活动的主题后,需要设定一个活动目标,也就是规定活动所要做到的内容和达到的标准。 目标可以是定性+定量化的,能够用数量来表示的指标要尽可能量化,不能用数量来表示的指标也要明确。目标是用来衡量实验效果的指标,所以设定应该有依据, 要通过充分的现状调查和比较来获得。例如:一种新药的开发必须掌握了解政府部门所制定的新药审批政策和标准。制订目标时可以使用关联图、因果图来系统化的 揭示各种可能之间的联系,同时使用甘特图来制定计划时间表,从而可以确定研究进度并进行有效的控制。   步骤三:提出各种方案并确定最佳方案   创新并非单纯指发明创造的创新产品,还可以包括产品革新、产品改进和产品仿制等。其过程就是设 立假说,然后去验证假说,目的是从影响产品特性的一些因素中去寻找出好的原料搭配、好的工艺参数搭配和工艺路线。然而现实条件中不可能把所有想到的实验方 案都进行实施,所以提出各种方案后优选并确定出最佳的方案是较有效率的方法。   筛选出所需要的最佳方案,统计质量工具能够发挥较好的作用。正交试验设计法、矩阵图都是进行多方案设计中效率高、效果好的工具方法。   步骤四:制定对策   有了好的方案,其中的细节也不能忽视,计划的内容如何完成好,需要将方案步骤具体化,逐一制定 对策,明确回答出方案中的“5W1H”即:为什么制定该措施(Why)?达到什么目标(What)?在何处执行(Where)?由谁负责完成(Who)? 什么时间完成(When)?如何完成(How)?使用过程决策程序图或流程图,方案的具体实施步骤将会得到分解。   2.D阶段   即按照预定的计划,在实施的基础上,努力实现预期目标的过程。   步骤五:实施对策   对策制定完成后就进人了实验、验证阶段也就是做的阶段。在这一阶段除了按计划和方案实施外,还必须要对过程进行测量,确保工作能够按计划进度实施。同时建立起数据采集,收集起过程的原始记录和数据等项目文档。   3.C检查效果   即确认实施方案是否达到了目标。   步骤六:效果检查。   方案是否有效、目标是否完成,需要进行效果检查后才能得出结论。将采取的对策进行确认后,对采 集到的证据进行总结分析,把完成情况同目标值进行比较,看是否达到了预定的目标。如果没有出现预期的结果时,应该确认是否严格按照计划实施对策,如果是, 就意味着对策失败,那就要重新进行最佳方案的确定。   4.A阶段处置   步骤七:标准化。   对已被证明的有成效的措施,要进行标准化,制定成工作标准,以便以后的执行和推广。   步骤八:问题总结。   对于方案效果不显著的或者实施过程中出现的问题,进行总结,为开展新一轮的PDCA循环提供依 据。例如:设计一个新型红外滤光膜,完成一轮循环后,进行效果检查时发现其中一项的光学性能指标未达到标准要求,总结经验后进人第二轮PDCA循环,按计 划重新实施后达到了目标值。

编辑本段发展历史

PDCA:是最早由美国质量统计控制之父Shewhat(休哈特)提出的PDS(Plan Do See)演化而来,由美国质量管理专家戴明改进成为PDCA模式,所以又称为“戴明环”。   PDCA的含义如下:P( Plan)--计划;D(Do)--执行;C(Check)--检查;A(Act)--行动,对总结检查的结果进行 处理,成功的经验加以肯定并适当推广、标准化 ;失败的教训加以总结,未解决的问题放到下一 个PDCA循环里。   以上四个过程不是运行一次就结束,而是周而复始的进行,一个循环完了,解决一些问题,未解决的问题进入下一个循环,这样阶梯式上升的。   PDCA循环实际上是有效进行任何一项工作的合乎逻辑的工作程序。在质量管理中,因此有人称其为质量管理的基本方法。

编辑本段循环特点

处理阶段是PDCA循环的关键。因为处理阶段就是解决存在问题,总结经验和吸取教训的阶段。该阶段的重点又在于修订标准,包括技术标准和管理制度。没有标准化和制度化,就不可能使PDCA循环转动向前。   PDCA循环,可以使我们的思想方法和工作步骤更加条理化、系统化、图像化和科学化。它具有如下特点:   (1)大环套小环,小环保大环,推动大循环   PDCA循环作为质量管理的基本方法,不仅适用于整个工程项目,也适应于整个企业和企业内的科 室、工段、班组以至个人。各级部门根据企业的方针目标,都有自己的PDCA循环,层层循环,形成大环套小环,小环里面又套更小的环。大环是小环的母体和依 据,小环是大环的分解和保证。各级部门的小环都围绕着企业的总目标朝着同一方向转动。通过循环把企业上下或工程项目的各项工作有机地联系起来,彼此协同, 互相促进。以上特点。   (2)不断前进、不断提高   PDCA循环就像爬楼梯一样,一个循环运转结束,生产的质量就会提高一步,然后再制定下一个循环,再运转、再提高,不断前进,不断提高。   (3) 门路式上升。PDCA循环不是在同一水平上循环,每循环一次,就解决一部分题目,取得一部分成果,工作就前进一步,水平就进步一步。每通过一次PDCA循 环,都要进行总结,提出新目标,再进行第二次PDCA循环,使品质治理的车轮滚滚向前。PDCA每循环一次,品质水平和治理水均匀进步一步。

编辑本段八大步骤

步骤一:分析现状,找出题目;   夸大的是对现状的把握和发现题目的意识、能力,发现题目是解决题目的第一步,是分析题目的条件。   步骤二:分析产生题目的原因;   找准题目后分析产生题目的原因至关重要,运用头脑风暴法等多种集思广益的科学方法,把导致题目产生的所有原因统统找出来。   步骤三:要因确认;区分主因和次因是最有效解决题目的关键。   步骤四:拟定措施、制定计划;(5W1H),即:为什么制定该措施(Why)?达到什么目标(What)?在何处执行(Where)?由谁负责完成(Who)?什么时间完成(when)?如何完成(How)措施和计划是执行力的基础,尽可能使其具有可操性。   步骤五:执行措施、执行计划;高效的执行力是组织完成目标的重要一环。   步骤六:检查验证、评估效果;"下属只做你检查的工作,不做你希望的工作"IBM的前CEO郭士纳的这句话将检查验证、评估效果的重要性一语道破。   步骤七:标准化,固定成绩;标准化是维持企业治理现状不下滑,积累、沉淀经验的最好方法,也是企业治理水平不断提升的基础。可以这样说,标准化是企业治理系统的动力,没有标准化,企业就不会进步,甚至下滑。   步骤八:处理遗留题目。所有题目不可能在一个PDCA循环中全部解决,遗留的题目会自动转进下一个PDCA循环,如此,周而复始,螺旋上升。

编辑本段有关问题

随着更多项目管理中应用PDCA,在运用的过程中发现了很多问题,因为PDCA中不含有人的创造性的内容。他只是让人如何完善现有工作,所以这导致惯性 思维的产生,习惯了PDCA的人很容易按流程工作,因为没有什么压力让他来实现创造性,为此,PDCA在实际的项目中有一些局限,因此作为创新型的评价体 系,PTC【Plan Try Check】 计划/试做/检查完善 ,有一个部分Try很重要,要求你去发现寻找新的东西,这在我们国家自主创新中是必不可少的。另外作为Check环节,让人感觉你是自上而下的检查作业, 这容易陷入模式思维,即是否按预定框架实现,这Check的同时有可能抹杀创新的灵感,因此我们又提出了一种PTS【Plan Try Study】,在这个过程中,发生改变的是Check 》 Study ,站在学习的心态,时刻保持敏感问题的扑捉,容易发现新的事物,可以提高创新的能力。   其实无论哪种公式或模式,关键是在执行过程中赋予它怎样的思想,尤其是对于CHECK,赋予的思想不同,其发挥的作用自然不同。所有在应用中,还是建议PDCA,不用追求公司的变化,而要集中在管理思想的赋予。

编辑本段管理思路

  
管理思路
GB/T19001:工作计划、策划(职责目标人、机、料、法、环、测5M1E);GB/T28001:包括三个方面的策划(危险源识别、法律法规识别、目标指标和方案制订)   【D(执行)】:   明确职责(部门/岗位的质量、安保职责)   资源保证(能力、意识,特种作业人员上岗资格,GB/T28001:安全员,消防、安全监控、防盗、防雷设施等)   编写文件(强调两标融贯)   信息交流和沟通(对内、对外)   执行:符合性痕迹管理   GB/T28001:运行控制(重点消防安全、防盗抢(财产和资金)、交通安全、信息安全)应急准备和响应(预案文件的演练和执行)   【C(检查)、A(调整)】:检查和持续改进   日常工作(质量)检查、安全检查   目标、指标完成情况的定期验证   安全管理绩效的检查   法律法规符合性评价   对不合格(品)的整改,(GB/T28001)事故的调查和处理。   PDCA循环的概念最早是由美国质量管理专家戴明提出来的,所以又称为“戴明环”。PDCA四个英文字母及其在PDCA循环中所代表的含义如下:   1、P(Plan)--计划目标,确定方针和目标,确定活动计划;   2、D(Do)--执行,实地去做,实现计划中内容的细节;   3、C(Check)--检查,总结执行计划的结果,注意效果,找出问题;   4、A(Action)--行动改进,对总结检查的结果进行处理,成功的经验加以肯定并适当推广、标准化;失败的教训加以总结,以免重现,未解决的问题放到下一个PDCA循环。

编辑本段管理体系

企业信息化管理体系

  
管理体系
随着企业对信息沟通速度和质量要求的不断提高,因此企业的信息化需要在良好的管理方法下进行运作。企业的IT管理分为三个层面:战略管理层面;实施管理层面;运维管理层面。战略管理层面关注于IT如何服务于企业的中长期规划和事业方 针,如何保障企业健康发展,关注于如何提高企业的竞争力以及利用IT的手段改善企业流程。实施管理层面主要关注于对于规划的IT项目如何进行管理,保障软 件开发项目、系统集成项目得以顺利的实施。运维管理层面主要关注于如何保障已有的IT系统稳定、高效、安全地运行,保障企业业务顺利进行。在各管理层面的 实施过程中也需要遵循PDCA的方法,不断地进行优化。   企业信息化大的PDCA循环圈需要IT决策和管理人员的共同参与,评价系统实施的效果,决定如何优化规划、实施和运维管理。在企业信息化的实施管理和运维管理的开展过程中需要不断地进行PDCA,确保每一个项目和每一个日常工作得以不断地改进。   企业信息化管理在不同层面和时期需要具有不同的能力。在规划中需要战略规划能力;IT专业技术能力(这里主要指对IT技术和发展方向以及IT应用领域状况有较为宏观把握的能力)。在实施管理中需要具有较强的沟通能力和企业管理方面的技能,当然也离不开专业能力了。在运维管理中需要企业管理能力,在这里更加强调专业技术能力去解决实际发生的各种问题。   
  
PDCA循环

信息化管理主要内容

信息化管理主要内容简介,在该部分将对信息化管理体系的内容做一个概要的介绍。2.1战略管理   IT规划是企业信息化工作的起点,IT规划必须服从于企业的总体方针和战略。因此企业IT规划的一般过程可以描述如下:   1、评估企业未来发展的战略目标   2、评估公司业务流程框架并业务流程改善关键措施   3、明确IT对于业务流程改善的关键支撑点   4、确定基于企业战略目标和改善业务流程的IT战略目标   5、IT技术发展情况以及同类企业IT应用情况调研   6、确定IT未来发展的体系架构(包括硬件平台和软件系统)和运营管理模式   7、评估企业IT系统和管理现状   8、对现状和未来的体系架构和管理模式进行差异分析   9、分析如何在人力资源配备和软硬件资源上如何实现目标   10、形成满足未来需求的实施计划   2.2实施管理   
  
管理框架
企业信息化的实施管理所包含的内容有商业软件实施、软件开发、硬件部署等方面的内容。所有的实施内容一般情况都符合项目的定义。因此在实施管理中项目管理是重要的管理方法,具体的项目管理方法在PMBOK中都有详细的描述。图3给出了PMBOK中描述的项目管理的知识体系架构。无论软件为主的项目还是硬件和网络为主的项目实施管理一般的管理过程都包含在图3中。对于不同侧重点的项目,管理方法上会有所差别。例如:软件开发项目的管理和商业软件实施上的项目管理侧重点会有所不同。   2.3运维管理   运维管理的重点是保障已经实施的项目发挥其应有的作用,保障各种系统能够正常、稳定和安全运行。在系统出现各种故障的情况下能够尽快恢复系统到正常的工作状态下。人力资源管理是运维管理的基础,需要确定需要什么样的人,确定每个人在信息化运维过程中的角色。企业信息化的组织机构建 设作者将另外进行详细讨论,在这里从略。IT运行和维护管理可以参考ITIL的管理标准,如图4所示。作者在这里需要强调的是各企业需要根据企业的现状, 确定如何分步实施,切不可盲目地追求完美,导致由于人们主观上的抵制而导致ITIL最佳实践运维管理流程的失败。最后在这里需要提醒大家,随着企业信息的 不断发展,企业信息化的安全管理逐渐受到重视。关于如何进行企业信息化的安全管理,可以参考BS7799。2.4评估和IT业务监察   在企业信息化管理体系中重要的一环是评估和IT业务监察。评估一般是在企业内部执行,业务监察可以是企业内部的也可以是企业外部的。IT规划管理可以考虑每季度评估一次,IT实施和运维管理的评估可以每月一次。IT业务监察频率可以为每年一次,业务监察最好由经验丰富的外部机构来进行,这样可以防止企业内部“熟视无睹”的现象发生。

编辑本段结合绩效管理

基本介绍   绩效管理的“轨道”--PDCA循环有句俗语,叫做“火车跑得快,全靠车头带”,这句话常常用 来比喻一个团队领导者的作用,即在一个团队中,领导者的作用是巨大的,“带头大哥”--领导者要英明能干,具有决策力威慑力,才能带出好队伍,带领团队不 断走向成功。这句话主要强调了领导者的关键性作用,但我们也知道,让火车跑得快的前提除了要有动力强的车头带之外,还应该有好的铁轨作为支持,即所铺设的枕木要足够结实,钢轨要足够强壮,能够耐得住火车高速度的冲击。我想,与“带头大哥”--火车头相比,铁轨的 作用更为重要,因为如果没有了铁轨做支撑,纵使火车头的动力再强劲,也是无法施展的。由此,我就联想到了让我们犯思量的绩效管理。那么绩效管理的“带头大 哥”是谁?它的轨道又在哪里?我想,企业的战略目标可以担当绩效管理“带头大哥”的重任,这一点毋庸质疑,要想使绩效管理发挥作用,企业的战略目标必须清 晰明确,具备号召力。由于本文探讨的是绩效管理的 “轨道”的问题,对此就不再祥述。回过头来,我们再来谈绩效管理的“轨道”这个话题,我以为,戴明的PDCA循环就是绩效管理的“轨道”。PDCA循环是 由美国质量管理专家戴明提出来的,所以又称为“戴明环”。PDCA的含义是:P(Plan)--计划,D(Do)--实施,C(Check)--检 查,A(Action)--行动,对总结检查的结果进行处理,成功的经验加以肯定并适当推广、标准化,失败的教训加以总结,未解决的问题放到下一个 PDCA循环里。以上四个过程不是运行一次就结束,而是周而复始地进行,一个循环完了,解决一些问题,未解决的问题进入下一个循环,实现阶梯式螺旋上升。PDCA循环实际上是有效进行任何一项工作的合乎逻辑的工作程序,对绩效管理尤其适用。绩效管理的“轨道”--PDCA循环在绩效管理上   制定绩效计划(P)    绩效管理是一项协作性活动,由工作执行者员工和管理者共同承担。并且绩效管理过程是连续的过程,而不是在一年内只进行一两次的填表“仪式”。绩效计划是整个绩效管理流程中 的第一个环节,发生在新绩效期间的开始。制定绩效计划的主要依据是员工职位说明书和公司战略目标以及年度经营计划。在绩效计划阶段,管理者和被管理者之间 需要在对被管理者绩效的期望问题上达成共识。在共识的基础上,被管理者对自己的工作目标做出承诺。管理者和被管理者共同的投入和参与是进行绩效管理的基础,也就是说绩效管理必须由员工和管理者共同参与,才能真正取得好的结果,获得成功。对此,管理者必须有一个清醒且坚持的认识,否则,绩效管理很难得到有效的实施。在绩效计划里,主要的工作是为员工指定关键绩效指标,为此,管理者要重点做好以下几项工作:2、为员工制定职责明确、权限清楚、标准确定、描述清楚的职位说明书;   3、帮助员工制定关键绩效指标,关键绩效指标应符合“SMART”原则,即关键绩效指标的标准应是:“具体的(S)”、“可度量的(M)”、“可实现的(A)”、“现实的(R)”、“有截止期限的(T)”。绩效计划的周期视 企业的具体情况而定,如果企业的基础管理比较完善,管理者和员工的整体素质水平比较高,可以一年制定一次;反之,则要适当缩短,最好以一个季度为一个周 期。如果绩效周期缩短到一个月制定一次,则可能导致管理成本增加,操作性减弱。在绩效计划阶段,管理者所扮演的角色是绩效合作伙伴的角色,即管理者必须通 过有效的沟通,与下属员工在绩效目标上达成一致,而不是简单地分派任务、下达命令。在这里,管理者和员工的利益是一致的,是双赢的合作关系,也就是绩效合 作伙伴的关系。   这个阶段需要准备的资料有:1、公司年度经营计划;2、员工职位说明书;3、员工前一绩效周期 的绩效考核表。所使用的工具主要有:“SMART”原则和《员工关键绩效指标管理卡》。注意,是管理卡而不是考核卡,管理卡与考核卡的区别在于它把绩效考 核提升到了绩效管理的高度,以过程的管理和控制取代形式化的填表考核,它是管理者进行绩效管理的基础文件,在整个绩效周期都要用到。所以,将管理卡锁到文 件柜和束之高阁的做法都是错误的,在制定完成管理卡后,管理者应将其置于案头随手可及的地方,以供及时参阅,真正发挥它的作用。   绩效沟通与辅导(D)    关键绩效指标确定以后,管理者应扮演辅导员和教练员的角色,以指导者和帮助者的姿态与员工保持积极的双向沟通,帮助员工理清工作思路,授予与工作职责相当的权限,提供必要的资源支 持,提供恰当(针对员工的绩效薄弱环节)的培训机会,提高员工的技能水平,为员工完成绩效目标提供各种便利。这里所指的绩效沟通与辅导是针对绩效目标的辅 导,依托绩效计划阶段所制定的绩效目标,也就是关键绩效指标管理卡,与员工保持持续不断的绩效沟通,对员工进行有针对性的辅导,进而保证员工的绩效目标得以达成和超越,使员工的能力在绩效管理的过程中得到有效的提高,为员工在下一绩效周期挑战更高的目标做好准备。   在绩效沟通与辅导阶段,管理者所要做的一个重要也是经常被忽视的工作就是观察和记录员工的绩效表现,形成员工业绩档案。 为什么要建立员工的业绩档案?很多管理者都有过这样的感受和经历,就是以前在对员工进行绩效反馈的时候,员工会在某些得分比较低的项目上和管理者争论,明 明知道员工是无理取闹,却苦于没有书面证据,口说无凭,管理者无法有效地说服员工,最终闹得不欢而散。那么,怎么去避免这种尴尬局面,使绩效考核反馈更加 顺畅和自然,使之成为一个探讨成功和进步的机会而不是讨价还价的“交易市场”?这里就要提到绩效考核的一个非常重要的原则,即“没有意外”原则。所谓“没有意外”,是指在考核反馈面谈的时候,管理者和员工对考核结果都不会感到意外,一切都在双方预料之中,所有被考核的内容都在沟通与 辅导的过程做了认真细致的沟通,并做了详细的记录。所以,为了避免口说无凭的尴尬,为了使绩效考核的结果更加公平、公正,更加具有说服力,管理者应花一些 时间和精力,记录好员工的绩效表现,为绩效考核提供可以追溯的事实依据。记录员工的业绩表现主要以记录关键事件为主,即对员工绩效结果产生重大影响的事件, 关键事件根据性质又可以分为积极的关键事件(如节约成本100万元的创新计划)和消极的关键事件(如造成重大损失的严重设计失误)。所以,在实施阶段,管 理者除了要扮演辅导员与教练员的角色,更要扮演记录员的角色。绩效沟通与辅导阶段的主要工具是《员工绩效档案管理卡》,主要记录关键事件。

PDCA循环运用与流程图

绩效考核与反馈(C)

在绩效周期结束的时候,依据预先制定好的关键绩效指标, 管理者对下属的绩效目标的完成情况进行考核。绩效考核的依据就是绩效计划阶段的关键绩效指标和绩效沟通辅导过程中所记录的员工业绩档案。绩效管理的过程并 不是到绩效考核时打出一个分数就结束了,管理者还需要与下属进行一次面对面的交谈,即绩效反馈面谈。通过绩效反馈面谈,使员工全面了解他们自己的绩效状 况,正确认识自己在这一绩效周期中所表现出来的优秀表现,同时正确认识还存在哪些不足和有待改进的弱项;并且,下属也可以提出自己在完成绩效目标中遇到的 困难,请求得到上司的指导和帮助。在绩效考核与反馈阶段,管理者所扮演的角色主要是公证员。所谓公证员,即要求管理者本着公开、公平、公正的原则,站在第三者的角度,依据绩效沟通与辅导过程中的业绩记录,对员工做出公正、公平的评价。这一阶段所使用的工具主要有:《员工关键绩效指标管理卡》、《员工业绩档案管理卡》和《绩效反馈卡》。

绩效诊断与提高(A)

绩效诊断与提高有两个方面的含义,一是对公司所采用的绩效管理体系以及管理者的管理方式进行诊断,一是对员工本绩效周期内存在绩效不足进行诊断,通过这两个方面的诊断,得出结论,放到下一PDCA循环里加以改进和提高。所以,在绩效周期结束时,管理者还应对员工进行绩效满意度调查,通过调查,发现绩效管理体系当中存在的不足并加以调整,人力资源部也可以据此对整个企业的绩效管理体系进行调整,使之不断得到改善和提高;同时,根据绩效反馈的结果,管理者还要帮助员工制定个人发展计划或者叫改进计划,对员工在知识、技能和经验等方面存在的不足,制定发展计划,放入下一PDCA循环加以改进。

主要项目

满意调查问卷主要从绩效管理的手段、方式、方法以及奖励计划等方面进行设计,主要项目有:   1、人们的工作是具体的,目标是明确的; 2、人们的目标有挑战性,在我的控制范围内;   3、人们认可我的工作目标;   4、人们明确自己是怎样被考核的;   5、人们的绩效标准是恰当的,能准确衡量我的绩效;   6、在达到目标方面,人们能够得到及时准确的反馈;   7、为实现目标,人们能得到相应的培训;   8、为使实现目标成为可能,公司提供了足够的资源支持   9、在达到目标的时候,人们能得到赞赏和认可;   10、公司的奖励体系是公平的。   在绩效诊断与提高阶段,管理者所扮演的角色主要是诊断专家,对自己以及员工在绩效管理各方面的 工作进行诊断,找出问题和不足,以在下一绩效周期内做出改进。所使用的工具主要有《绩效管理满意度调查》和《员工个人发展计划》。以上四个环节实际上就是 绩效管理的全部流程,也就是绩效管理的“轨道”。无论你是何种企业,无论你想通过绩效管理达到什么目的,只要你做绩效管理,就无法避开它,因为你一旦脱了 它,你的绩效管理就没有了“轨道”,一旦绩效管理脱离了预定的“轨道”,你就无法保证它的运行状态!所以,建议企业在做绩效管理之前,一定要把绩效管理的 流程研究透,给绩效管理铺设好“轨道”!

编辑本段发展前景

  
PDCA循环
PDCA循环实际上是有效进行任何一项工作的合乎逻辑的 工作程序。在质量管理中,PDCA循环得到了广泛的应用,并取得了很好的效果,因此有人称PDCA循环是质量管理的基本方法。之所以将其称之为PDCA循 环,是因为这四个过程不是运行一次就完结,而是要周而复始地进行。一个循环完了,解决了一部分的问题,可能还有其它问题尚未解决,或者又出现了新的问题, 再进行下一次循环。PDCA循环的四个阶段,“策划—实施—检查—改进”的PDCA循环的管理模式,体现着科学认识论的一种具有管理手段和一套科学的工作 程序。PDCA管理模式的应用对我们提高日常工作的效率有很大的益处,它不仅在质量管理工作中可以运用,同样也适合于其他各项管理工作。   让我们PDCA向前走,推动人们的工作,登上更高一个台阶,再上一个台阶;推动我们的思想境界,修养情操再上一个又一个新台阶。

编辑本段PDCA小结

PDCA:是最早由休哈特(Shewart,另译做舍瓦特)提出来后续由戴明(Deming)予以发展的,所以又称为“戴明环”。PDCA的含义如 下:P(PLAN)--计划;D(Do)--执行;C(CHECK)--检查;A(ACT)--行动,对总结检查的结果进行处理,成功的经验加以肯定并适 当推广、标准化;失败的教训加以总结,未解决的问题放到下一个PDCA循环里。以上四个过程不是运行一次就结束,而是周而复始的进行,一个循环完了,解决 一些问题,未解决的问题进入下一个循环,这样阶梯式上升的。PDCA循环实际上是有效进行任何一项工作的合乎逻辑的工作程序。在质量管理中,因此有人称其 为质量管理的基本方法。
 
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戴明循环

戴明循环

戴明循环(Deming Cycle)又称PDCA循环(PDCA Cycle)、PDSA循环(PDSA Cycle)

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什么是戴明循环

戴明循环或称PDCA循环、PDSA循环。戴明循环的研究起源于20世纪20年代,先是有着“统计质量控制之父”之称的著名的统计学家沃特·阿曼德·休哈特Walter A. Shewhart)在当时引入了“计划-执行-检查(Plan-Do-See)”的雏形, 后来有戴明将休哈特的PDS循环进一步完善,发展成为“计划-执行-检查-处理(Plan-Do-Check/Study-Act)”这样一个质量持续改进模型。
  戴明循环是一个持续改进模型, 它包括持续改进与不断学习的四个循环反复的步骤, 即计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check/Study)、处理(Act)。
戴明循环有时也被为称戴明轮(Deming Wheel)持续改进螺旋(Continuous Improvement Spiral)
  戴明循环与生产管理中的“改善”、“即时生产”紧密相关。
  搜索一下“五同时”,“五同时”原则即企业各级领导或管理者在计划、布置、检查、总结、评比生产的同时,要计划、布置、检查、总结、评比安全。就会发现戴明循环与“五同时”也是一致的,处置涵盖了总结评比。
  用中国话来概括,循序渐进,泥古创新,一元复始也是滚动发展的意思。
Image:戴明循环.jpg

戴明循环的优点

  • 适用于日常管理,且同时适用于个体管理与团队管理
  • 戴明循环的过程就是发现问题、解决问题的过程;
  • 适用于项目管理
  • 有助于持续改进提高;
  • 有助于供应商管理
  • 有助于人力资源管理
  • 有助于新产品开发管理;
  • 有助于流程测试管理。

戴明循环的特点

戴明循环有如下三个特点:
  1、大环带小环。如果把整个企业的工作作为一个大的戴明循环,那么各个部门、小组还有各自小的戴明循环,就像一个行星轮系一样,大环带动小环,一级带一级,有机地构成一个运转的体系。
  2、阶梯式上升。戴明循环不是在同一水平上循环,每循环一次,就解决一部分问题,取得一部分成果,工作就前进一步,水平就提高一步。到了下一次循环,又有了新的目标和内容,更上一层楼。下面图2表示了这个阶梯式上升的过程。
  PDCA循环图例
  3、科学管理方法的综合应用。戴明循环应用以QC七种工具为主的统计处理方法以及工业工程IE)中工作研究的方法,作为进行工作和发现、解决问题的工具。戴明循环的四个阶段又可细分为八个步骤,每个步骤的具体内容和所用的方法如下表所述。

戴明循环的步骤

  • P(Plan)--计划,通过集体讨论或个人思考确定某一行动或某一系列行动的方案,包括5W1H
  • D(Do)--执行人执行,按照计划去做,落实计划;
  • C/S(Check/Study)--检查或学习执行人的执行情况,比如到计划执行过程中的“控制点”“管理点”去收集信息,“计划执行的怎么样?有没有达到预期的效果或要求?”,找出问题;
  • A(Action)--效果,对检查的结果进行处理,认可或否定。成功的经验要加以肯定,或着模式化或者标准化以适当推广;失败的教训要加以总结,以免重现;这一轮未解决的问题放到下一个PDCA循环。
ACTION(开拍、开始):在拍片现场,导演用来命令演员开始表演的口头用语。
    ACTION的真正含义:
    为什么导演开拍的时候不用act,start,begin等动词,而用名词action呢?原因是因为在表演的时候,演员仅仅是在 表达导演已经构思好的电影,导演在拍摄的时候会对比演员表演的action是否与自己的构思、感觉是否一致,如果一致的话就继续下一个镜头,如果感觉不 对,没有达到导演要的效果就会再来一遍了。
    所以action真正的含义表示导演准备看演员表演的action(效果),这也是为什么会选这个名词动用。
    这也是为什么PDCA会选这个名词动用,PDCA循环同样是要看效果的!

戴明循环的步骤和方法

阶段步骤主要办法
P1、分析现状,找出问题排列图直方图控制图
2、分析各种影响因素或原因因果图
3、找出主要影响因素排列图相关图
4、针对主要原因,制定措施计划回答“5W1H
为什么制定该措施(Why)?
达到什么目标(What)?
在何处执行(Where)?
由谁负责完成(Who)?
什么时间完成(When)?
如何完成(How)?
D5、执行、实施计划
C6、检查计划执行结果排列图直方图控制图
A7、总结成功经验,制定相应标准制定或修改工作规程、检查规程及其它有关规章制度
8、把未解决或新出现的问题转入下一个PDCA循环

流程图与PDCA循环运用初探[1]

创新是把一种认识转化为实践的过程,其中存在较大的思维发散空间,结合PDCA循环在制造过程中对于质量改进的作用,按照“四阶段、八步骤”的提法,创新过程中PDCA循环的运用可以参考图1所示来完成。
  在实施中应注意任何结论的获得都要以事实为依据,运用统计工具进行合理的分析。
创新过程活动流程图
  1.P阶段
  即根据顾客的要求和组织的方针,为提供结果建立必要的目标和过程。
  步骤一:选择课题
  新产品设计开发所选择的课题范围应是与满足市场需求为前提,企业获利为目标的。同时也需要根据企业的资源、技术等能力来确定开发方向。
  课题是本次研究活动的切人点,课题的选择很重要,如果不进行市场调研,论证课题的可行性,就可能带来决策上的失误,有可能在投人大量人力、物力后造成设计开发的失败。比如:一个企业如果对市场发展动态信息缺少灵敏性,可能花大力气开发的新产品,在另一个企业已经是普通产品,就会造成人力、物力、财力的浪费。选择一个合理的项目课题可以减少研发的失败率,降低新产品投资的风险。选择课题时可以使用调查表、排列图、水平对比等方法,使头脑风暴能够结构化呈现较直观的信息,从而做出合理决策。
  步骤二:设定目标
  明确了研究活动的主题后,需要设定一个活动目标,也就是规定活动所要做到的内容和达到的标准。目标可以是定性+定量化的,能够用数量来 表示的指标要尽可能量化,不能用数量来表示的指标也要明确。目标是用来衡量实验效果的指标,所以设定应该有依据,要通过充分的现状调查和比较来获得。例 如:一种新药的开发必须掌握了解政府部门所制定的新药审批政策和标准。制订目标时可以使用关联图、因果图来系统化的揭示各种可能之间的联系,同时使用甘特图来制定计划时间表,从而可以确定研究进度并进行有效的控制。
  步骤三:提出各种方案并确定最佳方案
  创新并非单纯指发明创造的创新产品,还可以包括产品革新、产品改进和产品仿制等。其过程就是设立假说,然后去验证假说,目的是从影响产品特性的一些因素中去寻找出好的原料搭配、好的工艺参数搭配和工艺路线。然而现实条件中不可能把所有想到的实验方案都进行实施,所以提出各种方案后优选并确定出最佳的方案是较有效率的方法。
  筛选出所需要的最佳方案,统计质量工具能够发挥较好的作用。正交试验设计法、矩阵图都是进行多方案设计中效率高、效果好的工具方法。
  步骤四:制定对策
  有了好的方案,其中的细节也不能忽视,计划的内容如何完成好,需要将方案步骤具体化,逐一制定对策,明确回答出方案中的“sw1H” 即:为什么制定该措施(Why)?达到什么目标(what)?在何处执行(Where)?由谁负责完成(Wh。)?什么时间完成(When)?如何完成 (How)?使用过程决策程序图或流程图,方案的具体实施步骤将会得到分解。
  2.D阶段
  即按照预定的计划,在实施的基础上,努力实现预期目标的过程。
  步骤五:实施对策
  对策制定完成后就进人了实验、验证阶段也就是做的阶段。在这一阶段除了按计划和方案实施外,还必须要对过程进行测量,确保工作能够按计划进度实施。同时建立起数据采集,收集起过程的原始记录和数据等项目文档。
  3.C检查效果
  即确认实施方案是否达到了目标。
  步骤六:效果检查。
  方案是否有效、目标是否完成,需要进行效果检查后才能得出结论。将采取的对策进行确认后,对采集到的证据进行总结分析,把完成情况同目标值进行比较,看是否达到了预定的目标。如果没有出现预期的结果时,应该确认是否严格按照计划实施对策,如果是,就意味着对策失败,那就要重新进行最佳方案的确定。
  4.A阶段处置
  步骤七:标准化。
  对已被证明的有成效的措施,要进行标准化,制定成工作标准,以便以后的执行和推广。
  步骤八:问题总结。
  对于方案效果不显著的或者实施过程中出现的问题,进行总结,为开展新一轮的PDCA循环提供依据。例如:设计一个新型红外滤光膜,完成 一轮循环后,进行效果检查时发现其中一项的光学性能指标未达到标准要求,总结经验后进人第二轮PDCA循环,按计划重新实施后达到了目标值。

玛丽·沃森对戴明循环的诠释[2]

玛丽·沃森Mary Watson) 在《戴明的管理方法》(The Deming Management Method)一书中,详细讲述了质量管理大师戴明的一生。 书中写道,作为工业发展史上的一个典型事例,日本的工业奇迹告诉我们,要实现这样的奇迹,一个国家必须以品质为重、目光长远,而不能只顾医治眼前病痛,追 求一剂见效,一鸣惊人。在过去的40多年里,日本企业已经从低廉、低附加值产品的生产者发展成为举世闻名的高质量、精加工的制造商。二战后,当戴明博士开始在美国宣传他的理论时,美国朝野还停留在战后的胜利喜悦中,鲜有人理会戴明的说教。但是,他和他的理论在日本却受到了意想不到的欢迎。时至今日,在日本企业的生产车间里,我们仍然能够找到戴明质量控制法的痕迹。

戴明博士简介[2]

威廉·爱德华兹·戴明William Edwards Deming)是美国统计学家, 他与日本成长为制造业大国以及全面质量管理Total Quality Management)理论的问世关系甚密。二战后,戴明与另一位美国质量管理大师约瑟夫·莫西·朱兰Joseph M. Juran)随同盟军占领军来到了日本。戴明将一系列质量改进方法带到了日本,其中就包括统计法和戴明循环(Deming Cycle)。1960年,日本天皇为戴明授勋,以表彰他为日本企业所做的服务与贡献。

PDCA循环在生产管理中的应用[3]

工段(车间)的生产能力,是在计算设备生产能力的基础上确定的(当工段或车间的生产能力取决于设备组的生产能力时),根据车间实际情况的不同,生产能力的计算有相当的变数,因此也就具有一定的难度,而用PDCA循环就能很好地解决这个问题。
  以下以平衡某一机械加工工段生产能力的案例来说明PDCA循环在生产管理中是如何应用的。
机械加工工段生产能力
  从上图中可以看出, 6个设备组的生产能力是不相等的。假设本月要求生产100台,则可以发现钻、镗和刨床为薄弱环节,而车、铣床组为富裕环节。根据水桶理论,工段(车间)的 生产能力取决于最低的要素,即刨床组的生产能力,只能生产75台。要完成100台的生产任务,就需要增加设备补充不足。而我们的设想是不增加或少增加设备 来解决问题,因此可以用PDCA循环进行分析从而找到相应的办法。具体步骤如下:。
  (1)分析现状,找出存在的问题。本案例主要存在的问题是解决薄弱环节和富裕环节的均衡问题,从而在内部挖潜上扩大生产能力。
  (2)分析产生问题的各种原因或影响因素。通常是以主要设备组的生产能力作为综合平衡的依据。而各生产组的生产能力,一般是不相等的,也就是说存在不均衡问题。
  (3)找出主要影响因素。钻、镗和刨床组的薄弱环节问题就是主要影响因素。
  (4)制定解决措施。确定工段(车间)生产能力时,要进行综合平衡工作。比如可以用生产任务与生产能力比较进行综合平衡。其主要方法有 两种:一是以实物单位进行比较,即将生产任务中各种产品产量折合为以代表产品或重量单位表示的计划产量后,与以同样单位表示的生产能力进行比较;二是以台 时为单位进行比较,即根据单位产品台时消耗定额,计算出为完成生产任务所需的分设备组的台时消耗量,并与设备组的年有效工作时间数进行比较。在多产品生产,产品结构、 工艺又不相似的情况下,应用此法比较准确。根据综合平衡后的结果来确定生产能力的充足与否,其不足的设备组即为薄弱环节,要制定消除薄弱环节的措施,应尽 可能利用富裕环节的能力来补偿薄弱环节。本案例可以采取以车代镗、以铣代刨的办法来消除薄弱环节,对钻床组则可以采取技术革新或增加班次的办法解决生产能 力不足的问题。
  (5)执行措施计划。根据措施来制定计划并严格按计划执行并落实。
  (6)调查和评价阶段。经过采取措施后,可以计算相应的指标并对其进行分析,如果符合预计的指标参数,则可以认为工段生产能力可以达到100台的水平,完全可以解决生产中的问题。
  (7)将工作结果标准化、制度化
  (8)提出尚未解决的问题并进行新的PDCA循环。

PDCA循环在质量管理中的应用[3]

PDCA循环在质量管理中应用更为广泛,为了改进和解决产品质量问题,在进行PDCA循环时还可以利用相关的数据和资料以及质量管理中常用的统计分析方法做出科学的分析判断。
  下面结合解决某一车间不合格品的案例来说明PDCA循环在质量管理中的应用,特别是它如何利用质量管理中常用的统计分析方法。某车间加工某工件的不合格品统计情况如下表。
  某车间加工某工件的不合格品统计情况
原因数量/件比率/%累计百分比/%
包边不良520710.810.8
小头破裂655713.624.4
壳体开裂3485672.396.7
自检废品12532.699.3
其它3370.7100
总计48210100
(1)分析现状,找出存在的问题。本案例主要存在的问题是不合格品数量较大,需要找出相应的方法来解决。
  (2)分析产生问题的各种原因或影响因素。根据这个统计资料,就可以画出它的排列图(如下图),从排列图中明显地可以看出,壳体开裂是影响产品质量的主要原因,如果解决了这个质量问题,就可以降低不合格品率72. 3%。
不合格排列图
  (3)找出主要影响因素。我们可以利用因果分析图对壳体开裂这个质量问题进行分析。根据统计资料,我们知道构成工序的六大因素(即人、机器、材料、方法、测量和环境)都同时对产品质量发生作用,产生影响,也就是说,它们决定着产品质量。我们对产生壳体开裂质量问题的因素5M1E逐 步进行分析,画出因果分析图(如下图3),从而找出主要原因。我们还可以应用分层法来分析,办法是把搜集的数据按照不同的目的加以分类,并把性质相同,在 同一生产条件下搜集的数据归集在一起。这样,可以使数据反映的事实更明显、更突出,便于分析问题,找出原因,从而对症下药找出主要原因。根据QC小组的分 析,我们假设壳体开裂的主要原因为材料的原因。
因果关系图
  (4)制定解决措施。针对质量原因我们可以采取更换原材料、采用各种方法对材料进行处理等措施来解决。
  (5)执行措施计划。
  (6)调查和评价阶段。经过采取措施后,我们还应再用排列图等方法检查并与我们最初的设想对比,从而评价其实施效果。
  (7)将工作结果标准化、制度化
  (8)提出尚未解决的问题并进行新的PDCA循环。
  总之,PDCA循环在企业管理中有很广泛的用途,是我们在工作中经常使用的好方法。

戴明循环案例分析

案例一:PDCA循环法在费用管理中的应用[4]

PDCA循环法是质量管理中的一种方法,运用PDCA循环法来预测、控制和考核费用,既符合经营管理工作本身的规律性,也具有讲究实效、解决问题的特点。一般来说,运用PDCA循环法来控制管理费用可分为四个阶段八个步骤。
  一、第一阶段:计划(Plan)
  1.制定管理费用各项指标的计划
  企业需要结合近几年企业管理费用实际支出的情况,分析管理费用支出的现状,给予实事求是的评价,找出管理部门费用支出中存在的问题和取得的成绩。
  由于管理费用的 项目较多,而且许多费用项目的金额很难加以准确地确定,因此,要想找出管理费用控制当中存在的问题,就应结合近几年管理费用项目支出的实际数额,根据这些 数额进行分析,从而评价企业管理费用的情况。经过分析,应找出工作中的成绩和存在的问题,将这些问题经过归纳整理后分解成为不同的类别,以便于进行下一步 工作时借鉴。
  会计部门是管理费用控制的关键责任单位,而查找管理费用控制中存在的问题实际上就是对自己工作的监督,这需要一定的勇气和职业道德。为了能更加客观和公正地查明管理费用控制中存在的问题,在以会计部门为主的同时,要同时吸收其他部门的工作人员参加,以谋求这项工作更加客观公正。
  为了更好地做好管理费用的控制工作,应制定管理费用的考核办法。在制定管理费用的考核办法时,应首先将各种费用区分为可考核费用与不可考核费用两大类。
  可考核费用是指那些发生额的多少可由各部门进行控制的费用。这些可考核费用项目主要有业务招待费、差旅费、办公费等可控费用项目。由于这些费用大多分散在各部门,因而,应制定出一个合理的定额,使各部门注意节约使用,从而使用企业的管理费用不断降低。
  不可考核费用是指那些发生额的多少不是由该部门经过努力可以降低的费用。这些费用可不制定考核指标,如工资福利费固定资产折旧费、工会经费劳动保险费、职工教育经费待业保险费印花税等。由于不可考核费用大多都是较为固定的,因而,其发生额可以测算出来。如果要对其进行控制的话,则应由企业的会计部门负责,不能分解到各职能科部门。
  财务部门应将全年的管理费用制定出预算,在此基础上,扣除较为固定的不可考核费用数额,其余额作为可考核费用下达到各部门,由各部门自行负责对这些费用进行控制。
  现将可考核费用的定额制定参考办法介绍如下:
  ①办公费定额制定。办公费主要是各种办公用品的支出,它一般可按各部门人数的多少制定,例如,若全年办公费定额为10万元,则用10万元除以总人数,算出每人的办公费,再用该部门人数乘以每个人的办公费,即为该部门的办公费定额。
  ②差旅费定额的制定。差旅费数额的大小,主要受出差人次数、地点、距离、时间、交通工具、住宿标准、补助标准等项目影响。差旅费应根据 部门工作性质、人次数等因素进行控制。如果需要经常出差到外地,则可多核定些,而有些部门出差任务相对较少或大多数业务都在本地区,则可少核定些。各部门 应根据实际工作需要,严格控制出差的次数及标准,以便降低费用。
  ③招待费定额的制定。招待费是一项重要的支出,在所得额的扣除项目中,全年招待费数额的多少是有规定的,它是根据企业销售收入的一定百分比确定的。如果超过规定的比例标准,应由企业的税后利润支 付。所以,招待费应尽量控制在国家规定的范围之内。但因为招待费的开支较其他费用更难以控制,会计部门应根据各部门业务量的多少来分摊,并进行适当的调整 来确定。具体数额可由企业的会计部门会同其他部门如厂长(经理)办公室等,根据具体情况确定。在制定招待定额时应注意下达招待客人的费用标准。
  ④邮电费定额的制定。邮电费主要是电话费,在电话费当中,主要是长途电话费的数额应当严加控制。应建立长途电话登记制度。如果可能,应对电话加锁,以控制长途电话费的支出。
  ⑤其他支出定额的制定。其他费用项目属于一些杂费,这些费用一般不易确定数额,可将其与该部门的总费用联系起来加以确定。
  在企业的生产经营过程当中,常常会出现意想不到的情况,有些费用的支出有时也不能完全估计出来。因此,应在全年的总控制费用中留有一定的余地,以便使全年的费用总额不被突破。留下的机动指标,可由企业的会计部门或主要领导根据具体情况分配到各部门使用。
  2.分析产生问题的原因
  结合企业的具体情况,分析企业管理费用各明细项目支出的数额,找出影响企业管理费用升降的原因。这些原因应尽可能详细,以免遗漏。
  管理费用产生的原因很多,也比较复杂,因此,要找出管理费用中所存在问题的真正原因是比较困难的。这就要求会计部门与有关部门的人员一起,对管理费用的开支逐项进行分析研究。在一般情况下,应将管理费用的实际支出数额与控制标准进行对比,编制成对比分析表。对于有利差异和不利差异都应分析原因,应查明是由于费用控制手段有效产生的,还是费用控制的不当产生的,或是费用标准制定中存在不合理因素等其他原因产生的。若是由于费用控制工作做得好而使费用降低,则应总结经验,以利于下一期的费用控制,并可将其经验推广;若是由于费用控制不当,则应分析产生问题的原因;若是由于费用控制标准制定中存在不合理因素,则应对费用控制标准提出修改意见,以便在下一步修改控制标准时作为参考。
  分析原因阶段是各阶段中的重要环节,如果原因查找不清楚或不准确,就不能很好地提出解决问题的办法,并会导致下一阶段工作难度。因此,应加大查找原因的力度,将管理费用差异的各种原因找清楚。
  3.找出影响企业管理费用上升的关键
  影响企业管理费用上升的原因很多,但这些因素不是平行的,其中必然有主次之分。其中那些超过了计划指标且金额较大的项目,应当认为是影响企业管理费用上升的主要因素。
  根据重要性原则成本效益原则,在分析管理费用超支原因的基础上,应对超支较大的项目作为分析重点,用较少的时间和力量,对重点问题进行处理,并取得较好的效益。
  4.制定措施和计划
  在找出主要原因之后,并且在结合影响本年度企业管理费用上升的各种因素基础上,制定出具体的控制措施和切实可行的计划控制指标。
  通过上述各项程序对生产经营过程当中实际执行的结果,在进行分析的基础上,找出工作中存在的问题和产生问题的原因。经过对这些问题和原因进行分析后,成本管理部门应会同有关部门和人员,共同制定消除不利差异的控制措施,并对一些短期不能解决的问题制定出消除差异的计划时间表。
  二、第二阶段:执行(Do)
  执行阶段主要是执行措施和计划。该阶段是将第一阶段所制定的各项措施和目标付诸实施,并对具体执行过程中出现的各种预想不到的问题采取 防范措施的过程。本阶段是整个PDCA循环的关键,它对整个企业费用管理起着十分重要的作用。因此,各部门应积极努力,千方百计地达到控制目标,并力争有 所下降。在执行过程中,为了使计划指标能顺利完成,需要将控制指标分解落实到各个具体执行部门和每个人,使每个部门和每个人都有各自的控制指标,从而保证计划指标的实现。
  三、第三阶段:检查(Check)
  检查阶段主要是检查执行结果。该阶段主要是检查事先所制定的各项措施和计划控制指标的执行情况,找出存在的问题,检查控制效果。对于计 划控制指标执行情况的检查,可将实际指标与计划指标对比检查,如果企业管理费用在某月份突然增加,并且突破控制上限,那么就需要找出费用失控的原因,并提 出具体的解决办法,以保证控制目标的实现。至于某月份费用突破控制下线的情况,也应查明原因。对于在企业管理费用控制中存在的问题,可采用因果分析法。 通过分析原因所描述的因果图,可以明白地看出企业管理费上升的原因。这样,就能采取具体有效的措施加以解决,从而达到控制管理费用的目的。采取这种方式, 一般是通过召开座谈会或书面征集意见稿的形式,由与会人员将影响企业管理费用上升的各种因素都找出来,剔除非主要因素,然后把各项主要因素绘制在控制图 上。
  四、第四阶段:处置(Action)
  1.总结经验,巩固成绩,纳入标准
  由于企业在生产经营过程中所发生的管理费用是多种多样的,而在制定定额时又不可能对未来进行完全的预测。因此,对于某一部门超过或低于 定额费用时,应对其进行具体的分析,找出差异的原因,以便于今后对定额进行修改。并根据上述各阶段的工作,总结出一些好的经验,将其充实到各有关规章制 度、计划和标准中去,使之标准化和制度化,以便在下一环中出现类似情况时可按此办理;对于存在问题,应查明原因,并采取相应的控制措施。
  对于执行结果低于定额费用的,低于部分可转入下年度使用,并可按节约额的一定比例奖励该部门及人员。
  对于执行结果超过定额费用的,应分析定额的原因。对由于工作量增加引起费用的超支,则应根据工作量增长的比例,相应增加该部门的费用 额,或对增加的因素进行单独考核;如果费用定额的超支是由于各部门未注意节约造成的,则应冲减该部门以后的费用定额,并相应减少其以后的费用定额,并对该 部门负责人处以扣除奖金等形式的处罚。
  奖惩措施也应制定出相应的制度,各部门发生超过定额或低于定额的情况时,可按规定的奖惩制度进行奖惩。
  2.遗留问题转入下期
  对于遗留问题,可转入下一个循环予以解决,并作为下一个循环解决的主要问题,防止类似情况的再次发生。
  这样,随着一个PDCA循环结束后,再将其转入下一个循环。经过不断循环,使控制费用管理的工作能不断进行,不断总结经验,弥补不足。每次完成一次循环,解决一些问题,使费用管理工 作进入一个新的水平。计划、执行、检查、处置不断地循环,一旦计划实现,该实现的目标既成为下一步继续改进的目标。PDCA循环法的意义就是要永不满足现 状,因为人们通常喜次停留在现状,而不喜欢主动去改变它。所以,我们应当不断地设定新的挑战目标,推动PDCA的循环。
  为了使PDCA循环法在费用管理工 作中的效果与日俱增,就要在整个企业管理这个大循环的基础上,形成各部门、各环节、各项目费用管理的小循环,依次又有更小的循环,直至落实到各科室和个 人。这样,形成了大循环套小循环,小循环保大循环的循环体系,对企业费用管理的控制、预测、考核起到了周而复始的推动作用。

案例二:PDCA循环在图书馆管理中的应用[5]

一、PDCA循环在图书馆管理中的重要性
  全面质量管理活动的运转,离不开管理循环的转动,对图书馆管理也一样,不论是提高服务质量,还是发挥图书馆的功能,都要运用PDCA循环的科学程序。
  1.有利于构建图书馆完善的管理体系与创新体系
  PDCA循环来源于图书馆的实践工作,在提出计划,制定计划之后,就要按照计划进行检查,看是否实现了预期效果,有没有达到预期的目 标,通过检查找出问题和原因,最后就要进行处理,通过从实践中来到实践中去,大环套小环,一环扣一环的反复印证,客观、全面而有效地实现了组织的目标并使 之动态地发展,在循环过程中不断对各部门产生的问题进行总结和反馈,肯定成功的经验并加以推广,将成功的经验和措施制订成标准、形成制度。同时找出失败的 原因并加以总结,重新修正工作方式和思路,把成功和失败的教训都纳入图书馆相关的标准、制度和规定之中,使图书馆管理的思想方法和工作步骤更加条理化、系统化、图像化和科学化,从而构建完善的图书馆管理体系与创新体系。
  2.能加强沟通,形成良好的工作氛围
  PDCA循环在制定目标指标的过程中必须进行全面的调研,广泛征求馆员的意见和要求,制定出可行的计划,同时在实施计划中能及时发现问 题,对于不达标项目及时整改,提出整改建议和意见,并在下一次检查整改效果,避免了类似问题的重复发生。在检查中无论是检查者还是被检查者都是一个互相学 习、交流和沟通的过程。科学的管理调动了馆员工作的积极性,使馆员在工作中无懈怠现象发生,形成了良好的工作氛围,最充分地调动了人的主观能动性,最大限度地满足了个人和社会对图书馆的利用与需求。
  二、PDCA循环在图书馆管理中的具体运用
  1.计划阶段(P)
  也称准备阶段,就是制定图书馆目标指标工作计划。在制定图书馆目标指标过程中必须结合图书馆的实际情况,全面进行调研,回顾上一循环取得的成绩,总结经验教训,根据上一循环或上一周期的质量监控结果,编制出各部门的工作计划,计划不仅包含目标,而且包含实现目标采取的措施,制定出详细的目标指标质量标准和支撑材料,并针对各部门过程发生的不同时间制定详细完成计划时间表,同时落实责任,将监控的实施任务分配给相应的管理人员
  2.执行阶段(D)
  是PDCA循环的关键环节。图书馆员按制定的计划和措施具体组织实施,根据细化后的策划,把任务层层分解到人,使馆员各施其责,内部充分沟通、协作,严格按照既定进度实施。在实施过程中对各个环节必须有详细的记录材料,做到有据可查。同时在整个过程中,目标责任人应给予适当的提示与指导,确保目标指标的顺利进行。
  3.检查阶段(C)
  是实施PDCA循环的重要步骤。首先图书馆员可以根据计划的内容进行定期和不定期的自检、互检,从自己的服务内容和服务手段、读者到馆 情况、业务工作质与量、读者的意见和建议、问题整改及布置工作完成情况等方面进行定期与不定期的检查,在检查中及时纠正和采取补救预防措施,不断完成自己 负责的计划内容。图书馆目标指标责任人对照计划内容,定期或不定期检查各科室实际执行情况和执行效果,同时在检查中加强和馆员的交流和沟通,从馆员、读者 的反馈和内部审核中了解读者或用户的意见,完善图书馆的服务,发挥图书馆的功能,达到不断改进质量管理体系的目的。
  4.总结处理阶段(A)
  是PDCA循环的升华过程。图书馆通过检查在计划时间内的实践情况和目标指标的完成情况,认真总结有效的经验、措施、准则,并将他们纳 入到图书馆相应的标准、制度与规定之中,作为今后工作的依据;并详细分析在检查中出现的问题,加强与各部门责任人和馆员的交流沟通,共同寻找管理中存在的 问题,结合图书馆总体发展目标,明确双方下一阶段需要共同改进的方面,制定出新的解决方案,并将其转入到下一个循环中去解决,如此循环运行,完成一个 PDCA循环周期。
  三、图书馆管理中运用PDCA循环模式应注意的问题
  图书馆管理中运用PDCA循环模式应注意的问题有以下几点:
  ⑴对图书馆的工作目标、指标的制定要严谨、针对性强、有可操作性。落实每个循环的责任人,做到分工明确。
  ⑵提高馆员的实践能力。PDCA循环只是一种管理方法,而管理的关键在于人,要做好宣传,加强对图书馆员的培训,提高馆员应用循环解决问题的意识和能力。
  ⑶形成书面材料。在运用循环的过程中,须时刻注意材料的收集、整理,记录要全面,结果要真实,使下一个循环有据可查。
  ⑷PDCA循环不是在原地周而复始运转,必须持之以恒地认真执行下去,才能发挥图书馆最大功能作用。

案例三:PDCA循环在企业培训管理中的分析[6]

一、PDCA循环对提升企业培训管理工作的现实意义
  1.变经验的培训管理为科学的培训管理
  PDCA循环强调总结培训各阶段的经验教训,逐步形成企业培训管理工作的长效机制
  2.变复杂的培训管理为简单的标准规范
  PDCA循环的每一阶段都有章可循,把复杂的事情变得简单,再把简单的做成标准去执行。
  3.规避培训管理风险
  PDCA循环严格有序的管理策略,可以规避重复培训、无效培训、培训人员流失、培训需求调查走过场等培训风险
  4.造就和培育培训管理人才
  PDCA循环,是尊重管理的客观普遍规律总结提炼出来的经验结晶,给管理者以智慧的启迪,使培训管理者从理念上、方法上、手段上更加开放娴熟,并且以更加积极、奉献、理性、科学的管理态度改进培训管理流程,追求卓越品质。
  二、PDCA循环在企业培训管理中的具体应用
  1.第一阶段(Plan):策划
  (1)分析培训管理工作的现状,找出存在的问题
  调研总体方案由人力资源部门拟定,其他部门协调配合。要求调查目标明确、调研组成员结构合理、调查对象有针对性、调查的方式恰当。调研前事先确定调查的课题、成员组成。调查组成员针对调查对象的不同分别采用问卷调查、面对面调查、自由式调查的方式开展调研。如开展零售专业线的培训需求调查,调查的对象至少应该包括营销负责人、二级公司经营管理人员、加油站管理人员和操作人员,如果涉及设备设施管理及数质量管理的,应征询安全数质量管理处的意见。如果涉及加油站账表体系管理的,应征询财务管理部门人员的意见。
  (2)通过培训调查后,找出产生问题存在的影响因素
  假设开展的是兼职教师缺乏因素分析,通过整理、归纳、找出如下影响因素:
  • 企业现行人员素质不高,选拔不出更优秀的教师。
  • 没有教师选拔任用的合理通道。
  • 兼职教师的课酬太低,缺乏吸引力。
  • 上级公司没有对兼职教师进行专业化培训。
  • 没有对兼职教师的授课质量做出客观有效的评价。
  • 对兼职教师授课中发现的问题没有进行及时反馈与修正。
  • 兼职教师所授之课与其专业特长不吻合。
  • 对兼职教师的激励培养不够。
通过剥笋子的方式,层层探究下去,从一个大因素中再延伸出一些小因素,问题就会分析得更加透彻清晰。
  (3)找出各种原因中的关键因素
  将所有因素进行全部归类,用曲线图、饼图、直方图、鱼刺图表示出来,也可以通过表格的形式,进行相对数与绝对数的比较,分列出关键因素,从中可以发现不同的二级单位其主要原因是不一样,而且同一个主要因素在不同的单位其影响程度也是不一样的。
  (4)针对主要影响因素,制订培训整改措施
  根据主要影响因素制定培训整改措施一定要考虑如下方面:
  • 企业总体发展战略。
  • 企业近期发展目标。
  • 企业现行人力资源结构及数量。
  • 企业经营发展重心。
  • 企业急需、紧缺、储备人才数量。
  • 上级公司培训指导意见。
  • 对现行培训资源的整合能力。
  • 企业内部是否形成了核心的价值观与共同愿望。
2.第二阶段(Do):实施
  执行所制订的培训计划和措施。Do阶段是PDCA循环的关键、核心阶段,实施培训的项目负责人要选好、工作程序一定要清晰。
  现以我公司的实施培训流程为说明:
  (1)开班准备流程协商事宜→印发文件→选送学员→审核确定→下达培训班准备通知单→开班前预备会。
  (2)教学实施流程开学典礼→拓展训练→查找“意见领袖”→填写培训日志→发现优秀人员→教学评价→考试考务→阅卷评分→排名排序
  (3)办班结束流程结业典礼→总结点评→反馈信息→填写学员登记表(卡)→填写培训管理台账→奖优罚劣→收集整理→分类归档上述各个环节是相互衔接、相互影响的,是PD-CA循环的具体体现。举办培训班的组织程序与商务会议相似,但比商务会议更应注重细节和效果,如果将商务会议的礼仪性、艺术性、创新性与之融为一体,培训班一定会办得更活、更新、更有吸引力和影响力。
  3.第三阶段(Check):检查
  检查培训计划及措施的执行情况。检查绝不是一个独立的阶段,它涵盖在各个环节,这也正是PD-CA所倡导的管理思想,也就是说一切的计划、方案、措施、创新是否科学可行,都要用检查的数据信息来解释。
  目前,Kirkpatrick的四层次模型培训评估中占了主导地位。该模型将评估划分为反应、学习、行为和结果4级评估。在这4级评估中,检测的难度是递增的,因为企业绩效的改变、人员素质的提升与企业所处的宏观与微观环境都息息相关。但有一点是明白无误的,绩效的改变与培训又是相辅相成的。
  如在加油站经理培训跟踪调查中,不仅要考虑加油量、站容站貌、设备设施、财务体系、数质量安全、客户档案应急预案等全套业务流程及管理体系,更要从长远来关注,通过培训或提高性培训后,对比分析参培学员对培训理念、教材及办学方式的认可度,关注他们在管理能力、操作能力、沟通协调能力学习能力上是否有改善,在加油站内部是否建立了高效协作的团队等一系列测评体系。
  4.第四阶段(Action):处理
  (1)总结经验、巩固成绩,把效果好的总结提炼上升为“标准” 按照PDCA管理的精髓,可以发现培训管理与经营管理是一脉相承的。提炼总结虽然是个艰苦的过程,但也是积累与提高的过程。如省(区)公司加油站“五统一”的运行都是总结提炼而产生的宝贵经验。
  (2)处置遗留问题,将其转入下一个PDCA循环 对本次循环中存在的问题,要重新分析原因,制定新的解决方案,以便进入下一个循环去解决,从而形成一个完整的PDCA循环管理系统。如:在培训实施过程中,虽有不足但不可能马上解决的问题就进入到下一个培训实施管理中,采用新的措施来纠偏,如此反复,问题将会越来越少,培训管理工作将日趋完善。
  三、运用PDCA循环原理在企业培训管理中应主要遵循的要求
  1.树立、培育、形成企业培训管理工作的系统观念、市场观念竞争观念、服务观念、风险观念、创新观念在整个培训运营管理中,要从全局、长远来定位培训的战略意义,把整个培训工作视为系统工程来管理,不仅要考虑培训企业内部员工,还应考虑对合作伙伴的培训,用竞争的观念更好地在协作、支持、学习的过程中不断寻找和发现新的培训工作空间,把培训当成一种服务品牌来好好经营管理,要树立培训是一种投资而不是消费的观念,在规范、标准、严谨的基础上创新。
  2.结合本企业的实际,在企业培训管理中推行全员参与、全过程控制、全方位持续改进的“三全”管理方法按照戴明的管理标准,每一个部门、每一个员工都不能只顾独善其身,培训应成为人人参与、人人热爱、人人投入的事业,是全体员工的共同使命与责任。PDCA循环正是涵盖了前馈控制同期控制反馈控制3个环节,以滚雪球的方式不断循环,叠加培训绩效。推行从企业内部到外部、从上级到下级、从课堂教学到实践调研、从教学内容到教学方式、从培训手段到培训目标等培训管理的全方位持续改进。
  四、运用PDCA循环原理对企业培训管理采取的相应措施
  1.建立完善培训管理组织机构
  根据企业的现状建立由各分公司党政一把手主管、人力资源部门负责、培训管理人员具体实施的培训管理组织机构。各单位要专门设置培训管理岗,不能因职数限制而兼设,防止培训工作成为说起来重要、做起来次要、忙起来不要的工作。
  2.合理设定培训目标与绩效考核指标
  根据PDCA循环的原理,每考核一次就改进一次、提高一次。年初,由人力资源部会同各条专业线在综合企业内外部因素的基础上,合理设定培训管理目标,将培训目标与工作职责融合后逐级分解到每一个单位、部门和负责人,再通过月、季、年的绩效考核逐项评定,不断提升培训的组织策划水平。
  3.统一规范培训运营管理流程
  从计划、组织、实施、评定、改进的每一个培训环节,先制定培训的总流程、再细化每个环节的小流程。如按照培训的类型,分别制定送培、委培、自培的程序,以界定培训审批、研定、送达、归档的权限与职责,实现各分公司到各区域公司培训运营流程的统一与规范化管理
  4.培养培育本企业兼职教师队伍
  中石化销 售行业24条专业线,如果仅依赖于外部的师资力量,不仅培训成本高,且培训的效果与初衷差别很大,因此各个石油公司一定要结合现状,制定《兼职教师选拔、 任用、培养、聘任实施细则》,在细则中明确兼职教师聘任的条件、课酬、培养方式与渠道、评价体系等。培养培育本企业的兼职教师是建立企业长效机制的重要课题之一。
  5.改变完善培训模式与培训手段
  目前主要采用PPT教学模式,这种方式教师自由发挥的空间更大了,也比以前照本宣科的教学更生动,但相同的课件不同的老师讲解的差别却 很大,因此在改变培训模式的同时应编排好教学大纲。现在推行的教学互动方式对成人较适合,但从中也发现许多问题:一是一些教师盲目插入游戏影响主讲知识的 灌输,二是互动成了教师或学生唱独角戏。
  因此在改变教学模式的同时教学手段应同时跟进。
  6.加强培训知识的回炉与回归
  今年中石化系统内全面开展技术比武和技能鉴定活动,这是对各分公司培训组织水平及培训效果的大检验。在整个培训过程中,我公司始终抓住两个重点不放:一是培养学员将理论知识转化为实践知识,再将实践知识提炼上升为理论知识的回炉技能;二是注重学员将公共管理知识服务于专业知识的回归技能。通过分公司的初赛、复赛、决赛后,在总决赛中,我公司零售专业线名列中石化全销售系统前4名,财务专业线取得个人双金牌的佳绩。
  7.开发修订适用性教材
  开发修订本企业适用性教材主要有两条途径:一是直接拿集团公司内部现已开发成熟的教材,结合本企业的现状进行修订后启用。如:《零售 ME》、《有效的沟通》、《顾客需求心理分析》等教材可根据本企业的需要适度修善。二是组织相关人员开发本企业自用的教材。如《企业文化建设》、《员工个 人修炼》、《人力资源管理》、《内控管理手册》、《物流管理》等教材,可由专家、兼职教师、培训主管等联合开发。自编的教材突出了实际操作,适用性、针对 性、可操作性较强。这方面广东石油分公司做得非常好,仅2005年就自行开发了教材100多种,特别在数质量管理方面,积累了数质量专家的实践经验,依据 公司油库、管线、加油站的分布格局,改过去吨进升出的计耗方法为升进升出的计耗方法,通过控制与实施,使广东石油分公司居高不下的损耗降到全系统最低水平 1‰(国家控制标准在3‰内)。各分公司应视管理的幅度制定《教材编写暂行规定》,对教材的编写、审批、试讲、确认拟定程序,并确认好项目负责人及付酬方 式和具体金额。
  8.加大对培训管理人员的培训
  许多企业普遍存在一个误区,即本身从事培训管理工作的人员反而很少有参加培训的机会。培训管理人员是培训方案、培训目标设定及绩效考核、培训计划实施、培训评定与需求调查、培训教材开发等培训管理的组织者与参与者。只有不断提高培训管理者的素质,才能真正提升本企业的培训管理水平。
  同时,鼓励培训管理人员走向讲台,与学员进行面对面的沟通与交流。大量的事实证明,有教学经验的培训管理者提出的见解与主张才更有价值。
  9.有效整合现有的培训资源
  福建石油分公司利用废弃的油库,建造了多功能培训中心、模拟加油站等教学设施,并对兼职教师和培训管理人员进行强化培训。他们的经验是培训硬件不足软件来补,软件不足管理来补。福建石油分公司因为整合现行培训资源的能力很强,所以其培训的管理水平也很高,因此在加油站规范化管理活动中一举摘得全销售系统的桂冠。
  10.重视培训档案管理及分析
  培训档案是培训需求调研、培训效果评定、培训运营成本预算、培训人员结构分布、培训统计分析的基础,也是培训发展的历史见证。同时与人 才的培育、选拔、使用也紧密相关。所以分别设置课件资料库、试题库、兼职教师库、影片录相库、学员档案库、费用管理库等一系列培训管理库,担任培训档案信 息采集的人员一定要用心做好这项重要的工作,并把死数字分析活,提出更加具有建设性的培训管理策略与方案。
  企业的培训管理工作具有很强的针对性、适用性、灵活性、实践性、复杂性、前瞻性、创新性、挑战性、持续性、效果的滞后性与学历教育不同 的特质性。PDCA循环是一个不断学习、研究、永无休止的学习与改进的循环,与培训管理工作的实际需要十分符合,正确地运用PDCA循环指导我们的培训工 作,将有利于企业培养高素质、高效率的员工团队,有利于鼓励培训管理者积累培训管理经验;有利于企业领导者系统思考并投资培训管理工作。同时PDCA循环也是交流沟通、改进绩效的工具。中组部制定的《干部教育培训工作条例》和中石化集团公司推行的技术比武与技能鉴定竞赛,又一次强调了培训管理在企业内部的战略地位。整合企业的内部资源,通过“批评与自我批评”,依靠管理团队始终如一不折不扣的执行PDCA循环中培训的各项细节,以培训打造优秀的员工,以培训创建骄人的业绩!

案例四:PDCA循环在工程项目进度管理分析[7]

一、前  言
  在工程项目实施阶段,参与各方都着力于对项目进度、投资及质量进行有效控制。笔者从项目业主的角度出发,通过工程实例将PDCA循环管理理论程序引入工程项目进度管理中,以实现对项目实施进度进行科学性的控制。
  PDCA循环又叫戴明环,是美国质量管理专家戴明博士首先提出的。PDCA是英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(处理)的第一个字母,PDCA循环就是按照这样的顺序进行管理并且循环不止地进行下去的科学程序。
  某水电开发项目营地建设工程由17栋建筑物组成,总建筑面积逾3万m2,该工程除土建标外,还有弱电、绿化、污水处理、消防及二次装修等附属项目。在总工期10个月内要完成所有项目的建设,使营地达到入住条件,这一要求使进度控制从项目开始之初便显得尤为重要,项目各组成标段在时间上环环相扣,任何上一项目的延期都可能对整个工程进度造成影响。为了保证该项目能在预定的期限内高质量地顺利完成,项目业主在进度控制中引入PDCA循环理论,以期对整个工程的进度实施动态管理。
  二、Plan(计划)
  在项目开始之初编制一个详实可行的工程进度计划是必不可少的环节。
  1.承包商提交进度计划
  通过招标程序确定承包商后,业主方将要求其在进场前提供更为具体的施工组织设计,其中包含了为按期完成项目而编制的工程进度计划。承包商通过对现场施工条件、外部环境的进一步了解,需在投标文件的基础上对该计划做进一步的调整,使其更具有合理性和可操作性。
  由于该项目后期场内施工单位较多,相互间的干扰较大,特别对于后期进场的承包商往往不能做出充分的估计,如弱电、二次装修、绿化等承包商进场后面临相互间工作面的移交时间,以及设计变更等问题。这就造成原有的进度计划不能满足要求,必须根据现场实际情况做出新的调整,以保证工程按时完工,工程进度控制也将以新的计划为依据。
  2.监理单位评审进度计划
  监理单位在收到承包商报送的工程进度计划后组织专业工程师在合同规定期限内对其进行评查。
  承包商在投标时所编制的进度计划往往会为迎合业主对工期的需求而做一些刻意的调整,即使是中标后报送的进度计划也可能会考虑其利益最大 化而对部分项目的工期修改。此时监理单位需要根据合同文件中承包商所承诺的人力资源、施工设备情况及施工方案等对其提交的进度计划进行仔细的分析,使业主 的合理利益在合同条件下得到保证。监理单位在评审承包商提供的进度计划时需要注意:(1)各分项工程的进度安排在逻辑上是否合理,是否和总进度计划协调一 致;(2)各分项工程工期设置是否合理,着重关注关键线路工期安排是否合理;(3)投标文件中所承诺的资源投入是否能满足进度计划的需求,机械设备在各分项工程的使用安排上是否有冲突;(4)相应于进度计划编制的物资需求计划是否合理;(5)评估工程项目可能面临的风险以及该进度计划的抗风险能力
  监理单位对该进度计划评审后需提出具体意见,经总监审核并报业主单位批准后予以执行。评审不合格的工程进度计划,监理工程师应提出修改完善的意见,要求承包商在指定的时间内重报。
  3.业主单位确认进度计划
  该项目工程进度计划通过监理的评审后业主项目管理岗人员需再次对其进行讨论,并以其为基础利用Project等工具编制了自己的进度控制计划;为有效控制项目风险,还相应对其乐观情况和悲观情况做了考虑。业主以该计划为依据,日后对项目进度进行动态的跟踪控制,以便及时提出改进措施。
  三、Do(实施)
  当项目转入实施阶段后,承包商即开始按既定的计划、工序进行施工。在此阶段,由于受外部条件的变化、设计变更、 施工单位资源投入情况、材料供应情况及天气状况等因素的影响,实际的施工进度、施工工序难免会发生一定的变化。而如何在实施中应对这些因素对工程进度的影 响,加强对进度的控制,就需要项目业主、监理单位积极地发现问题,预防可能发生的变化,对已发生的影响进度的事件积极处理。此时项目业主应注意:。
  (1)协助承包商排除外部事件的干扰,保证场内的正常施工秩序;
  (2)监督承包商按既定的计划、工序施工;
  (3)对由业主统供的主料保证供应;
  (4)对各种延长工期的申请严把审批关;
  (5)对各种合理的工程进度款支付凭证及时处理,保证承包商的良性资金流动。
  四、Check(检查)
  通过在实施中对工程进展情况进行动态的跟踪和分析,项目管理人员可以方便地检查进度计划的实际执行情况,并可及时地发现问题,以便采取有效的措施。
  1.工程项目信息的收集
  (1)要求承包商定期上报工程进度报表资料,监理单位在根据原定计划对其进行审核后报业主单位;
  (2)全面掌握工程现场动态,定期调整编制的进度计划,以便对工程总体进展情况做到心中有数;
  (3)掌握承包商资源投入情况,督促其按合同承诺的要求投入充足的人力、物力;
  (4)掌握工程物资需求情况,要求承包商编制年、月、旬等计划,运用计划管理手段来确保各种主要物资的供应。
  2.对进度执行情况跟踪检查
  在该营地建设项目中,业主项目管理人员为有效控制进度,自行编制了一套进度计划。该计划在全面收集工程信息的基础上不断进行调整,并对关键线路项目重点跟踪。通过与承包商报送计划的对比,及时指出进度可能滞后项目,分析其是否超过该项工作的自由时差或总时差,判断其在整个网络计划中对后续项目及总进度可能造成的影响。
  五、Action(处理)
  在工程项目施工期间如出现上述各种不确定因素可能导致工期变化时,项目管理人员应及时采取果断的处理措施,减少或消除各种不利因素对工程进度的影响。
  (1)提早发现问题,预防不确定事件的发生。
  通过Check(检查)阶段,如发现某一因素可能影响工程进度时,应果断采取措施,防止不利事件发生,或减小其影响。例如,在本项目的建设期间,钢筋、水泥等工程物资都需通过铁路从外地调运,而地方某农产品在5~6月间将大量外运造成铁路运输紧张,为防治由于工程物资供应不足造成进度的拖延,项目管理人员提早要求承包商调整物资需求计划,提前加大储备,以防因物资短而缺造成工程延误。
  (2)在施工过程中如出现对工程进度影响较大的设计变更,业主应协调设计单位及时发出设计修改通知,督促承包商尽快提出相应的施工方案。如工期不可调整则可采取赶工措施,在合同范围内给予承包商合理的经济补偿,以免承包商因费用问题而消极怠工。
  (3)设立工程进度奖。对工程各主要节点设置适当的进度奖金,提高承包商的积极性,促使其加大资源投入。
  (4)形成例会制度。项目管理人员通过与监理单位、承包商的交谈,在了解工程情况的同时可以掌握、协调各方的关系,避免由于各方沟通原因对工程造成影响。
  (5)此外,项目管理人员还应建立物资计划等台账,同时对变更项目、可能导致索赔事件进行跟踪记录,以便在应对各种不确定事件时及时提出完整可靠的支持资料。
  通过在某营地建设工程项目进度管理中引入PDCA循环管理理论,探讨了其在项目进度管理中的应用和体会。工程项目进度管理是一项综合性事务,PDCA循环管理理论的使用,使项目进度处于一种动态管理中,通过每一次循环不断发现问题、处理问题,提高了管理手段的科学性和有效性,确保了工程项目的顺利完成。

SOURCE
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